文/ILI國際語文中心 李美儀
Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。其實，email寫作只要抓住幾個重點就行了。

重點一：主旨簡短有力，讓人一看就懂
Email主旨代表著您這封email所要傳達的重點。試想忙碌的商務人士或是主管，每日所收到的信，可能高達百封。故，一個清楚、簡短、符合信件內容的主旨是吸引收信者目光的第一步。

再者，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email 被當成垃圾信件。清楚地email主旨，不僅是可以幫助閱讀者在開信之前，便了解此信的來意；也方便收信者日後搜尋信件和資料歸檔。最後，我們一定得避免主旨過長，導致收信者感到困惑。重點二：信件內容 Email的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam?或者用Hi，Good Morning

在英文email 規則中，Dear 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，或者是「致～」，譬如：Dear Amy，就是致Amy的信。通常，我們會寫Dear XXXX。若是寫信給不知其名的人，那麼，我們通常用Dear Sir/Madam，即所謂的「敬啟者」。

有時，視收件者與我們之間的關係，我們可以選擇用更輕鬆的信件抬頭選擇，例如：Hi Amy, 或是Good

重點三：信件內容 信件長短及用詞口氣
一封讓人可以接受的英文Email長度，至多最好不要超過三個段落。在第一段時，便要清楚表達來意。不打官腔也不咬文嚼字，重點是[清楚地告知]，而非使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語。
若希望收件者針對該email，提出回覆。在第三段時，我們必須清楚地告知對方，我們期待他回覆的意圖，同時，回覆的日期期限。同時，若有需要對方提出資料，亦必須在第三段時，表達清楚。如此，我們的email才有達到[有效地溝通]。

重點四：信末署名及問候用語
從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Amy；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名Amy Lee。同樣地，當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。

商業Email 的結尾最常使用的，便是Best Regards。此句話翻成中文，則是「致上我最高的問候」。當然，我們可以視對像的不同，改變不同的問候語。譬如：用於平輩 Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely。用於商業書信 Truly yours, Yours truly, Best Regards。用於對高官、師長及其他長者 Respectfully, Respectfully yours, Yours respectfully